当好财政系统办公室主任的几点思考

湖南省财政厅 czt.hunan.gov.cn 时间:2016年08月09日 10:01 【字体:
  财政系统办公室主任是掌握文书并直接辅助财政领导者全面处理事务的工作人员,担负着辅助决策、撰制公文,沟通信息、协调关系、组织会议、办理事务等方面的重任。而辅助决策是财政系统办公室主任的基本职责,是办公室主任履行领导助手和领导参谋职责的具体体现。但由于职位、定位客观因素或主观能动性等种种原因,当前财政系统一些办公室主任辅助决策作用发挥得不够不好或不出色,办公室主任当得并不十分称职,直接影响着办公室主任的整体形象。强化财政系统办公室主任辅助决策,提高办公室主任的综合能力,弥补其辅助决策的缺失,已显得非常重要和迫切需要。本文从作为现代财政办公室主任怎样才能为财政领导搞好辅助决策,成为领导决策的有效参谋和助手作出调查分析,得出结论:辅助决策是当好财政系统办公室主任的基本职责,是作好财政系统合格办公室主任的必要条件。

  一、辅助决策是目前财政系统办公室主任的整体缺失

  据调查,湖南省财政省、市、县三级有办公室150多家、150多名办公室主任,这些办公室主任为财政工作作出了重要的贡献,但其工作职能一般都是为领导为群众服务,制作公文、沟通信息、协调关系、组织会务、安排接待等日常事务。办公室主任一般都不是厅、局党组成员,考虑到财政工作的综合性和特殊性,在帮助领导辅助决策上便会缩手缩脚,不够大胆,主观意识不强,因此,该为领导出主意的不出,该帮领导想点子的不想,为领导出谋划策不够,为领导决策的有效参谋不力,为领导参谋辅助也就不称职。经统计,全省财政系统办公室主任辅助决策作用发挥得好或较好的只占少数,大多数办公室主任在辅助决策上履职尽责不够,辅助决策是目前全省财政系统办公室主任的整体缺失。如慈利县财政局办公室主任在财政综合协调服务尤其是宣传报道上都干得很出色,但由于存在怕越位越职越权思想意识,从前为领导辅助决策一直作得不好,辅助决策也就成为其短板和不足。由此可见,许多财政系统办公室主任还没有完全尽到职责,当领导参谋还不真正合格,需要大力改进。

  二、要当好财政系统办公室主任首先得明确辅助决策的意义特征和原则。

  第一,要明确财政系统办公室主任辅助决策的意义。财政决策是认识财政现状、预测财政未来,指导财政行动的全过程。财政决策是否正确、科学,关系到能否有效地处理国家财政事务。财政系统办公室主任发挥辅助决策的基本职能,协助辅佐财政领导科学决策,有其重要的意义。

  (一)辅助决策可以弥补领导的不足。财政系统办公室主任在领导身边工作,比较熟悉领导者的意图和思路,更容易发现决策中的不足,也便于直接向领导提出修改意见,提高决策的准确度。

  (二)辅助决策是转变办公室主任职能的需要。新时期财政系统办公室主任工作应按照“四个转变”要求,从“偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策”,即要在财政领导实施财政决策前做好准备工作,在财政决策过程中做好控制工作,在财政决策实施后做好总结工作。“这是新时期财政系统办公室主任工作的新内容,也是财政领导活动对办公室主任提出的新要求,

  (三)辅助决策可以较好地提高办公室主任素质。财政领导决策的正确与否,不仅是财政领导者本身判断的责任,同时要求财政系统办公室主任能进行正确的辅助,即提供全面准确有效的财政信息、制定多种可行的财政预案、及时反馈执行财政信息等。这就对财政系统办公室主任的素质提出了很高的要求,指明了方向,有利于提高办公室主任的素质。通过辅助财政决策,既懂得了财政决策理论和决策技术,又增长了办公室主任的才干。

  第二,要明确办公室主任辅助决策的特征。财政系统办公室主任在辅助领导科学决策的过程中,具有以下特征:

  (一)全过程性。财政系统办公室主任对领导科学决策辅助的全过程性,是指参与从领导意图的萌发到决策的实施、反馈、总结的全过程。决策过程包括收集财政信息、确定财政目标、拟定财政决策方案、方案选优、信息反馈等阶段。其他辅助部门或机构对领导科学决策的辅助,往往只限于参与某一活动阶段,有的只提供信息,有的参加目标论证,有的参与设计方案,有的参与方案选优,有的参与决策方案的实施,一般都不参与决策全过程的辅助,财政系统办公室主任则要参与辅助决策的全过程。因此,财政系统办公室主任要有强烈的参与意识和全面负责的观念;善于捕捉财政领导决策的意向;善于从调查研究、信息分析中主动向领导提供决策方向,善于辅助领导选定正确的决策目标;参与财政组织设计、评估、优选方案;辅助组织财政决策的实施、调整、控制、反馈及总结。这辅助决策的全过程特征要求财政系统办公室主任瞻前顾后、拾遗补缺。

  (二)同层次性。财政系统办公室主任辅助领导科学决策的同层次性表现在两个方面,一是指财政系统办公室主任对财政领导是站在同一层次上的全局性辅助,而不是站在上一层或下一层对领导提供辅助。业务部门对领导决策的辅助一般是从本单位的业务角度提供有关资料和建议,下级单位则是从本单位的实际情况方面提供对决策的要求和意见。咨询、智囊机构的辅助难免存在这样或那样的局限,财政系统办公室主任对领导的决策要提供直接的全面的辅助,必须具有强烈的战略意识和全局观念,善于总揽全局,想领导之所想,急领导之所急,补领导之所缺,谏领导之所错。二是财政系统办公室主任的辅助必须在同一管理层次,哪一级财政的办公室主任负责辅助哪一级的财政领导机关决策,不可越级。其它的辅助机构不受管理层次的限制,只要有委托,既可为上级机关提供决策服务,也可跨部门、跨行业、跨地区提供服务。

  (三)经常性和事务性。财政系统办公室主任辅助领导科学决策的经常性和事务性主要体现在两方面:一是在财政重大决策辅助过程中大量承办具体事务,如印发财政调查表,收集财政资料、联系财政咨询机构、综合财政各种意见等。二是在承办财政事务时办公室主任要对财政领导决断进行必要的辅助,不能事事都原样呈上,去问领导“怎么办”,而要通过研究,拿出“怎么办”的意见,供领导选择决断。财政系统办公室主任辅助作用大量体现在办文要拿出预案、办公要拿出预案、办事要拿出预案。可以说,预案辅助是财政系统办公室主任经常性、事务性的重要表现形式。另外,财政系统办公室主任日常工作要围绕财政领导工作随时出主意、想办法、提建议,随机参谋,当机适度。

  (四)综合协调性。科学决策是集团决策,要依靠各方面的辅助力量进行综合决策。政策研究部门、各个职能部门对领导决策的辅助只能是某一方面,而财政系统办公室是综合部门,办公室主任要总揽全局、联系各方。在财政决策过程中,综合协调这个角色是十分重要的。这个角色“表演”得好坏,对财政决策的效率和质量有很大影响。综合协调搞得好,就能集思广益,把各种正确意见集中起来,分清真伪,在信息交流中引起思想共振、观点碰撞,启迪心灵,激发灵感,使认识越来越准确、思想越来越深化,保证财政决策的正确、完善。

  (五)受限制性。财政系统办公室主任的职能作用主要是为领导服务,其辅助决策主要以贯彻、执行、服务领导的意图为使命,必须紧紧围绕财政领导的意图,依据财政领导的决策意向进行,原则是不能游离、更不能自行其是,而且财政系统办公室主任的参谋建议仅供领导参考。这种受限制的特征要求财政系统办公室主任在辅助决策中要自觉受制,必须服从领导的决策意图和意向,把自己的工作纳入领导决策的基本轨道。但是,受限制性并不意味着完全被动,财政系统办公室主任要争取主动,不能畏手畏脚、压抑个人才智。

  第三,要明确财政系统办公室主任辅助决策的原则。财政系统办公室主任在辅助财政领导决策的过程中应遵循以下原则:

  (一)定位原则。作为参谋助手,财政系统办公室主任必须始终将自己置于辅助的地位,特别是财政领导审定、决断时,更要做到一切从“谋”的地位出发。“谋断分开,只谋不断”。这里的“谋”就是参谋服务,“断”指决策活动中最佳方案的最后选择。财政系统办公室主任不是领导,是领导的辅助力量,绝无决断的权力和义务,不能代替领导抉择拍板,应做到既不失职又不越权。“不失职”就是要认真做好参谋工作,搞好财政调查研究、收集整理财政信息情报、论证财政决策目标、拟制财政决策预案、督促检查财政决策的实施及反馈信息等。“不越权”指财政系统办公室主任在决策活动中只能谋不能断,如果财政系统办公室主任喧宾夺主或反客为主,则有碍领导决策。

  (二)超前原则。财政系统办公室主任应具备预测的本领和预见的眼光,多提供财政未来的信息,多考虑财政未来的需要,多拟定财政“防范措施”,发挥超前服务的作用。财政决策是对财政未来行动的抉择,是规划财政来来、影响财政未来、推动财政未来的行为。因此,财政决策在制定和执行中随时存在可变性、风险性。要实现财政决策的科学性,提高财政决策的可靠性,财政系统办公室主任就必须坚持超前服务的原则。

  (三)系统原则。财政决策是一项系统工程,涉及到整个财政决策系统及与之相关的系统和构成系统的相关环节。财政领导决策时必须考虑全局,以免作出顾此失彼、因小失大的错误决策。财政系统办公室主任在辅助决策时,要特别注意做好协调工作,保证财政领导决策的整体效能。

  (四)信息原则。财政信息是财政决策的基础,财政领导科学决策的过程就是沟通财政信息的过程。财政决策是否正确,主要取决于财政决策所需的财政信息是否及时、准确和全面。财政系统办公室主任要十分重视财政信息工作,为领导科学决策收集、加工、处理和提供有价值的财政信息,满足财政领导在财政科学决策的各个阶段及其每个环节上对财政信息的需求。

  (五)参谋适度原则。财政系统办公室主任辅助领导决策,发挥参谋助手作用要适度,所谓适度,就是要求财政系统办公室主任在财政决策活动中要审时度势,讲究工作艺术,做到恰到好处。办公室主任辅助决策适度原则要求:首先,要做到实事求是,在调查研究上下功夫,做到“居高临下”,讲求全局性;拾遗补缺,讲求全面性;喜忧兼报,讲求客观性。其次,要坚持民主科学,在辅助决策过程中要讲科学,充分尊重参与决策的智囊专家的意见,广泛吸收群众的智慧和建议。再次,要讲究工作方式方法,准确把握和认清自己的身份及责任,发表意见、提供论证方案、提出建议等,说话的语调、言辞要得体、恰当,在尊重领导和他人的同时,充分而公正地发表自己的意见和看法。

  (六)谏诤原则。财政决策关系到重大、长远和全局利益。在一切失误中,决策的失误是最大的失误,一着不慎,全盘皆输。在决策过程中,多种因素影响和制约整体,难免发生错误或出现失误。财政系统办公室主任一旦察觉或发现财政决策过程中的不足或过失,就应本着对事业、对人民极端负责的精神,实事求是地向财政领导进言,直言不讳地提出自己的意见和建议。财政系统办公室主任如果为个人利益而患得患失,甚至面对错误也知而不谏,则是不称职或失职。

  三、要当好财政系统办公室主任更应掌握辅助决策的操作流程

  一个完整的财政决策过程,一般是从调查研究开始,通过收集财政情报信息,发现财政问题,确定财政目标,然后寻找为达到财政目标可供选择的各种方案,进行比较和评价,择优实施,并在施行过程中补充完善,以保证实现预定的目标。财政系统办公室主任辅助决策的基本流程为:

  (一)发现问题,提供决策目标。财政决策总是针对需要解决的财政问题而进行的,因此发现和确定财政问题是决策的起点。发现财政问题,一方面要弄清问题的性质、范围、程度以及它的价值或影响等,另一方面要找出问题产生的种种原因、特别是问题的症结所在。问题确定后,财政系统办公室主任还应进一步探明问题所处的环境、发展趋势及解决问题的有利和不利因素、主观和客观条件等,为财政领导确定正确的财政决策目标提供依据。财政系统办公室主任人员应当从四个方面多注意、发现财政问题:一是从完成一定时期财政领导的中心工作中留心观察;二是从了解财政领导意图着手;三是从财政工作的热点、难点、重点和焦点发现问题;四是从财政工作发展变化的动态情况中留意观察。

  近几年,慈利财政局办公室主任认真履行辅助决策职责,针对财政工作和财政队伍中的热点难点焦点问题加强调查研究,为领导提供辅助决策方案和目标,成效比较显著。例如,慈利31个乡镇财政所165名乡镇财政干部中,年龄在30岁以下的只有5人,只占3%;而在31-49岁之间的有120人,占72%;50岁以上的41人,占25%,整个队伍大多数是1984年至1992年参加工作的,2003年以后乡镇财政队伍就没有吸收过新鲜血液,相对其他部门,整个乡镇财政队伍显得年龄结构老化,且文化程度不高,缺乏积极活力,并且有个别财政所只有2人,会计出纳监管一人兼,不符合财政业务人员内牵制度,办公室主任根据这一情况,写出了《激活》——对慈利县乡镇财政队伍建设与管理的调查报告,提出了破解乡镇财政队伍老化状况的实施对策,此调查报告先后被省财政厅《新理财》(湖南财政)、财政部《中国财政》等媒体采用,产生了强烈地反响,慈利县财政局领导便积极决策,向上申报以招考公务员的形式吸取新的年轻的乡镇财政所人员。通过近3年的招考,慈利乡镇财政所共招收具备本科以上文化、财政会计专业的公务员27名,为乡镇财政队伍注入了青春活力,有效解决了乡镇财政队伍风险难题。慈利财政局办公室主任通过查巡调查了解,全省村级财务管理普通存在管理不规范,账务较为混乱,村民意见很大,群众上访很多的现状,征对村级财务管理这一薄弱环节,写出了《村账乡代管——破解村级财务难题的最佳解招》调查报告,向领导提出村账由乡镇财政所代管破解村级财务管理难题的建议,局领导通过分析判断认为此举迫切需要也切实可行,经请示县政府领导同意后,立即决策全县村账实行由财政所代理,在全省率先实行“村账乡代管”模式。该调查报告先后被《张家界日报》、省财政厅办公室、财政部中国财经报、《中国财政》、《新世纪财政工作创新》报刊杂志网络丛书采用。经过一年的运行,慈利“村账乡代管”取得了突出的成效,彻底改变了村级财务管理不规范、长期混乱局面,走上了精细化、规范化、科学化管理的轨道,使村民对村账由担心变为了放心,被省财政厅树立为全省村级财务管理的突出典型,并在慈利召开“村账乡代管”现场会向全省推介,慈利财政局还几次在全省乡村财政财务精细管理会上作典型发言,连续3年被评为全省乡村财政财务精细化管理先进单位,先后有湖南、湖北、河北等88个县市财政部门专乘到慈利进行“村账乡代管”工作学习取经。

  任何一项财政决策都应确定明确的目标,如果财政目标错误,将使整个财政工作趋于失败。古今中外,由于错误地确定目标而导致决策失败的不胜枚举。如我国六十年代的“文化大革命”等,从决策目标的角度讲,均是由于没有正确选定决策目标而告失败。财政系统办公室主任应主动提供决策目标,并且做好三项工作:首先,要掌握第一手财政资料,了解财政实际情况,了解人们对财政的愿望,从中发现问题,寻找目标;其次,要研究财政问题,分析财政问题的性质、特点和范围以及问题产生的原因,从而确定财政决策目标的价值和意义;再次,要筛选财政目标,根据中心工作的需要,区分轻重缓急,确定提供财政目标的次序和方式。

  在确定明确决策目标之前,慈利财政局办公室主任做到了首先进入角色主动择先“谋划”。2016年上半年,全省进行乡镇区划调整大改革,慈利并村247个,任务重时间紧,征对并村中要涉及的村级“三资”清理、在建工程、债权债务移交等现实问题,为防范并村过程中出现村账“乱套”、国有集体资产流失等各种矛盾,慈利财政局办公室主任马上深入调查,写出了“慈利并村财务移交应注意的问题”报告,积极向局领导建议,要科学设计各种表格,搞好并村清产核资和财务移交,做到“四个确保”,即确保并村财务清查数据真实可靠,确保准确办理并村财务移交,确保村级国有集体资产不被流失,确保全县按时完成并村工作任务,局领导马上采纳进行决策拍板,要求全县财政部门多管齐下出硬招,切实抓紧抓细抓实乡镇并村清产核资财务移交,采取了4条过硬措施:一是科学制定出合并村清产核资方案,出台并村财务移交文件,保证并村工作有条不紊进行;二是严格清产核资,彻底核清村级财务家底;三是严明工作纪律,杜绝违规违纪行为;四是加强组织领导,努力做到“四个确保”。从而使慈利能圆满完成并村工作任务,没有出现任何问题。慈利财政局办公室主任撰写的《慈利财政多管齐下抓紧抓实抓细乡镇并村清产核资财务移交工作》也被省财政厅网和《新理财》(湖南财政)采用,向全省推介。为创建财政文明、提升财政形象,慈利财政局办公室主任积极向局领导献策,要求创建省级文明单位,并把创文明单位这一辅助决策的目标定为达到“三美”:一是加强文明道德建设,塑造财政人的心灵美;二是加强文明队伍建设,追求财政人的形象美;三是加强单位硬件建设,优化财政机关环境美。财政局领导认为这一辅助决策很合时意便立即采纳并决策,决定2016年创建省级文明单位,要求全局多管齐下出硬招,以创文明单位为抓手,有力推进财政工作不断上新台阶达新水平,并把创建文明单位与提高财政干部队伍整体素质有机结合起来,与优化财政干部服务质量、提高服务水平有机结合起来,与转变干部作风有机结合起来,与提升财政干部外部形象有机结合起来。目前,全局正采取各种形式,大力推进争创省级文明工作,都积极争创一流业绩,争创文明股室,争创业务标兵,争创道德模范,争创美好家庭,使财政硬件、软件建设提升了几个档次,财政局机关面貌发生了根本变化,机关环境越来越美,财政队伍形象越来越好,为国理财、为民服务的质量水平越来越高。

  (二)调查研究,收集决策依据。财政决策要从调查问题入手,积极搜集和整理单位内外财经各方面的信息,并从中发现应有现象和实际现象之间存在的差距,分析财政问题的根本原因。当财政决策目标确定后,财政系统办公室主任的辅助工作主要是收集财政决策目标所处环境的各种信息,包括有关本单位和外单位的情况,并研究归类,为财政决策提供信息。 财政系统办公室主任收集信息的范围主要有五个方面:一是财政决策的理论依据,即指导财政决策活动的一般原理、原则和规范。重大财政问题的决策,都要进行深入的理论研究和论证。二是财政方针政策上的依据,即上级财政机关的指示、政策和行政措施。确定财政决策目标后,财政系统办公室主任要悉心研究财政方针政策依据,为单位顺利贯彻执行提供保障。三是对财政实际情况的分析和掌握,财政系统办公室主任要掌握财政原始资料、原始数据和原始情况等第一手材料,细致深入地分析财政决策的实际可行性,使财政决策目标符合客观实际情况。四是经验依据,即前人或他人财政决策的成功与失败的实例。财政系统办公室主任要注意收集财政历史信息和兄弟单位的信息,借鉴前人或他人的成功经验,避免决策走弯路走重路。五是国际信息,财政系统办公室主任还要对国外的财政情况进行分析,尽可能多为领导提供各方面的财政决策依据,搞好与国际惯例接轨。

  (三)集思广泛,拟订备选方案。在确定了财政决策目标和搜集分析了所有的财政信息资料之后,就进入了拟订和设计各种财政方案的阶段。没有多种行动方案可供比较,选择,就难以作出优化的决策。因此,财政系统办公室主任要在发现财政问题、确定财政目标的基础上,依靠专家学者和人民群众对各种财政信息资料、预测资料进行全面系统的分析,拟订出多种可供选择的财政方案。拟订财政备选方案—定要注意方案的多样性、层次性、可行性。多样性就是要从多方面寻求实现财政决策目标的有效途径,设计出多种可供选择的财政方案,即把能够实现财政决策目标的主要途径都尽可能找出来,以免把最好的财政方案遗漏。层次性就是设计财政备选方案既要有根本解决方案,又要有临时处置方案;既要有积极财政方案,又要有应变财政方案。可行性就是拟订的财政备选方案必须是切实可行的,不可行的方案不能作为备选方案提供审定,否则会造成人力、财力和物力的浪费。拟订财政备选方案工作能不能做好,关键在三个方面:一是能不能抓住对解决财政问题起制约作用的关键因素和环节。二是能不能突破财政旧框框大胆改革创新。三是能不能集中群众的智慧,发挥专家集团对财政的建议和作用。

  (四)评估选择,确定可行方案。财政备选方案拟订好以后,财政系统办公室主任应将这些方案送领导审阅,然后进行评估。评估阶段又称可行性论证阶段,财政系统办公室主任的工作是做好组织协调,作为决策领导和参加论证部门的中介,既要及时把财政领导的意图传达给参与人员,又要综合各方面讨论的情况,迅速反馈给财政决策领导。财政系统办公室主任应依据领导的意图,组成专家评估组织,运用定性、定量、定时的分析方法,通过对限制性因素、潜在问题和实施结果的比较,评价和估量各种财政备选方案的效能价值,预测其后果和各方面的反应;另外,要对比财政备选方案的优劣得失,提出取舍意见,供财政领导最后决断时参考。选定财政可行方案是决策最关键的环节,选定财政可行方案基本标准是:在同样的条件下,哪个财政方案能够用最短时间、最小代价、最好效果实现既定财政目标,就选择哪个财政方案;在有利有弊的情况下,“两利相权取其重,两害相权取其轻”。财政系统办公室主任在此阶段,还应拟订好财政评估论证计划,安排好财政评估论证的时间、形式和步骤,财政论证的形式可采用会议论证、书面论证或访谈论证。

  (五)实施反馈,修正完善方案。财政决策的目的是达到目标。有了可行的财政决策方案,未必能保证取得成功,因为成功最终取决于有效地执行决策方案。同时,外部条件的变化,或执行系统的不力及财政决策方案本身的不足,使之偏离财政决策目标乃至局部失误,都是可能发生的。因此,实施财政决策方案是财政决策程序中最重要也是最困难的一步,财政系统办公室主任在财政决策实施阶段要做好协助领导传达决策精神,督促检查财政决策实施情况、收集反馈财政决策实施信息、总结经验并修正完善财政方案,以保证财政决策目标预期的圆满实现。

  以上足以证明,辅助决策是当好财政系统办公室主任的基本职责。由于现在慈利财政局办公室主任变以前被动服务为主动作为,一改以前只办文办事、不出谋献策职能缺失弊端,为既办文办事又出谋划策尽全职履全责,补强了短板,充分履行好了为领导辅助决策的基本职能,充分发挥了办公室主任应有的作用,认真当好了领导的参谋助手,使办公室主任变得更加称职,更加合格,也更加有作为、有地位,深得局领导的肯定和同志们的好评。

  


当好财政系统办公室主任的几点思考

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